Teknik Servis Programı
Satış sonrası teknik servis hizmeti veren firmalar bir teknik servis yazılımı ile daha verimli çalışabileceklerini belirledikten sonra uzun araştırmalar yaparak sistemlerine en uygun buldukları yazılımı aldılar ve kullanmaya başladılar. Gerek yaptıkları araştırmalar ve inceledikleri demolardan gerekse kullanılan yazılımlardan dolayı artık tüm firmaların teknik servis yönetimi için geliştirilen yazılımlar hakkında kabaca bir fikri oluştu.
Teknik servis yönetimi yaptığını söyleyen yazılımların farkları ne olursa olsun, özünde hepsi bir müşteriye ait cihaz veya genel bir teknik hizmet için bir takım kayıtlar tutuyor ve mutlaka kullanıcıya büyük kolaylıklar sağlıyor, ta ki başta öngörülemeyen bir takım ihtiyaçlar ortaya çıkana kadar.
Tüketici beklentilerinin artması, zorlu piyasa koşullarında rekabet etmek, sürekli değişen ve gelişen teknolojik imkanlar, her konuda olduğu gibi kullanılan yazılımlar konusunda da beklentileri artırıyor. Daha verimli çalışmak, daha kısa sürede ve minimum enerji ile daha fazla iş imkanı oluşturmak için sürekli arayış içinde olan firmalar, kullandıkları yazılımlardan da haklı olarak bu tip ihtiyaçlara paralel gelişmeler bekliyorlar.
Bütün gelişmeleri takip ederek sistemlerini güncelleyen ve kullanıcı beklentilerini karşılayan yazılım firmaları ile bu yazılımları kullanan müşteriler için her şey yolunda olabilir.
Ya yanlış seçim yaptığını düşünen firmalar? İşte bu durumdaki firmalara veya aynı şartlarda olup durumun farkında olmayan firmalara yeni yazılım araştırması yaparken aşağıdaki konu başlıkları faydalı olabilir.
Sektörel Farklılılar
Teknik servis hizmeti veren bütün firmalar temelde benzer işi yapsalarda detaylara bakıldığında mutlaka farklılıklar vardır.
Örneğin ısıtma ve soğutma sektöründeki iki farklı firmanın bir cihaz için marka, model, seri no gibi standart bilgileri kayıt etmek aslında yeterli gibi görünebilir. Fakat soğutma sektöründeki bir klima cihazının kayıt bilgilerinde bir iç ünite, bir dış ünite ve her iki parçanın da farklı özellikleri olması gerekirken, ısıtma sektöründe bir kombinin teknik detayları çok daha farklıdır.
Bu sebeple yazılımın cihaz bilgilerinin kayıt şekli ya o sektöre uygun geliştirilmeli veya sonradan özelleştirilebilmelidir.
Diğer bir örnek, çoğu teknik servis hizmeti verilirken yapılan işlem ve değişen parçalar servis fişine sadece kayıt edilmesi yeterli olurken, su arıtma veya fotokopi servisleri gibi bazı sektörlerde değişim yapılan parçalar için sistemin bir sonraki bakım zamanını hesaplayarak kayıt oluşturması gerekir.
Özelleştirme Seçenekleri
Teknik servis için geliştirilen yazılımların standart ekran görüntülerinin, kayıt listelerinin ve raporların kullanıcı isteklerine cevap verecek şekilde değiştirilmesi, klasik deyimle esnek yazılım sınıfında yer alması gerekir. Bu tip değişiklikler, yazılımda editör bölümlerinin geliştirilmesi ve yeterli alt yapının olması ile mümkün olabilir. Örneğin ticaretinde farklı para birimleri ile alış ve satış yapan firmalar için fatura ve mali hareketlerin olduğu bölümlerde Türk Lirasının haricinde ayrıca döviz takibinin yapılabilmesi gerekirken, işlemlerinde sadece Türk Lirası kullanan firmalar için döviz bilgilerinin ekranlarda yer almaması çok haklı bir talep olacaktır.
Destek Hizmetlerinde Devamlılık
Her yazılım, mutlaka yazılımı geliştiren firmanın desteğine muhtaçtır. Dolayısı ile kullanıcı ihtiyaç duyduğunda yazılımı sağlayan kurumun destek birimine ulaşabilmeli, konusunda deneyimli yazılım destek personeli ile hızlıca işlemini sonuçlandırabilmeli ve aldığı hizmetin maliyeti konusunda süpriz yaşamamalıdır. Bu sebeple teknik servis yazılımı seçerken satıcı firma araştırması çok iyi yapılmalı, referansları dikkate alınmalı, yazılımın toplam sahip olma maliyeti iyi hesaplanmalı, ilk satınalma fiyatına eğitim ve destek hizmeti maliyetleride ayrıca eklenmelidir.
Mobil kullanım imkanı
Teknik servis hizmetleri çoğunlukla müşteri yerinde verilen hizmetlerdir. Bu sebeple teknik servis programı kullanan firmaların saha personelleri için güncel müşteri ve cihaz bilgilerine anlık ulaşmalarını sağlayan ve ofis tarafı ile entegre çalışan mobil yazılım seçeneğinin olması artık zorunludur. Bu sayede ofis tarafında anlık gelişen servis taleplerinin hızlıca saha personeline ulaştırılması mümkün olurken, personellerin iş durumları da anlık olarak ofis tarafından takip edilebilir.
Geliştirmeler
Yazılımlar, değişen kullanıcı ihtiyaçlarına ve gelişen teknolojiye uygun olarak sürekli güncelleştirme gerektiren ürünlerdir. Seçilen yazılımın gelecekte nasıl bir yol haritasının olduğu ve yazılım sağlayıcı firmanın ürüne ve kullanan müşteriye bakış açısı incelenmelidir. Tabi ki bu çok kolay değil, süslü reklamlar, etkileyici pazarlama taktikleri yanıltabilir. Fakat yine de kullanıcı bu durumun farkında olmalı ve ürün incelemesi yaparken bu tip konuları sorgulamalıdır.
Personel ve araç verimliliği
Her teknik servis firması en kısa zamanda, en az iş gücü ile daha fazla hizmet üretmeyi hedefler. Kullanılan araçların son teknolojiye uygun olması, etkili iş planlaması, deneyimli personeller, hedefe ulaşmada mutlaka çok önemlidir. Fakat biraz dikkatli bakıldığında bütün bunların verimli kullanılmasını sağlayan ortak payda teknik servis yazılımıdır dersek çok da abartmış olmayız. Doğru seçilmiş bir teknik servis yazılımı, en basit ifade ile firmanızda bütün iş süreçlerini kapsayan bir sistemin alt yapısını oluşturur. Son teknoloji araçlar ve deneyimli personellerin enerjileri ancak sistemli bir alt yapıda doğru yönetilebilir ve tam verimlilikle kullanılabilir.
Raporlama
Yetenekli bir teknik servis programında standart raporların kullanıcı isteklerine göre değiştirilebilmesi veya yeni raporların eklenmesine imkan vermesi gerekir. Hatta bu tip raporların oluşturulması için yazılım sağlayıcı firmanın desteğine gerek kalmadan, kullanıcılar tarafından basit bir şekilde yapılandırılması teknik servis yazılımının daha verimli kullanılmasını sağlayacaktır.
Opsiyonel ilaveler
Teknik servis takibi için geliştirilen yazılımların kapsamı, servis fişi, müşteri kayıtları, cihaz bilgisi gibi bilinen bölümlere ilave edilebilecek pek çok modülden oluşabilir. Firmanın çalışma senaryosuna göre; stok yönetimi ile tüm yedek parça, cihaz ve işçilik hareketlerinin takibi yapılabilir, finans yönetimi ile ön muhasebe ve mali işlemlerin kayıtları tutulabilir, e-fatura sistemi yürütülebilir, teklif yönetimi ile sadece cihaz değil bakım ve yedek parça teklifleri takibi de yapılabilir, sipariş yönetimi ile, saha personellerinin müşteri yerinde sıcak sipariş alması ve ofis personelinin tüm işlemleri yönetebilmesi sağlanabilir, pazarlama takibi ile müşteriler veya aday müşteriler ile yapılan aktiviteler izlenebilir, üretim takibi ile, üretim gerektiren cihaz siparişleri takip edilebilir, ithalat yönetimi ile yurtışından gelen yedek parça ve cihaz takipleri yapılabilir.
